Oszczędności bez kompromisu wywiad

Starszym muzeum kojarzy się z chronioną przez parasol państwa nudną instytucją i obowiązkowymi wycieczkami szkolnymi, podczas których monotonny głos przewodników gasił ostatnie iskierki zainteresowania historią, nauką czy sztuką. Ale muzeum współczesne musi być inne – dynamiczne, multimedialne i interaktywne, a jego przekaz – fascynujący i wciągający, bo jak każda współczesna instytucja podlega mechanizmom rynkowym i aby skutecznie konkurować i przetrwać na rynku kultury, potrzebuje zaspokoić swoje potrzeby marketingowe, w tym poligraficzne. O styku muzealnej poligrafii z print managementem porozmawiamy z Andżeliką Bauer – Kierownikiem Działu Realizacji Wystaw i Wydawnictw.

Nasza współpraca rozpoczęła się od dwóch przetargów: jednego na książki i drugiego na materiały reklamowe. Proszę opowiedzieć o początku tej współpracy.
Cóż, miał miejsce szczęśliwy zbieg okoliczności: usłyszałam o firmach typu print management w czasie szkolenia dotyczącego procesu poligraficznego. W rozmowie kuluarowej poruszyłam problem przetargów na druki i specyfiki wydawanych przez Muzeum książek, w których szata graficzna jest jakością samą w sobie i wymaga profesjonalnie przeprowadzonego procesu poligraficznego, od kontroli plików produkcyjnych począwszy, a na introligatorni skończywszy. Okazało się, że są firmy, które mogą pomóc nam w uzgodnieniu optymalnych parametrów druku, mogą stać się „brakującym ogniwem” w komunikacji między drukarnią i grafikiem. Co więcej, oferują doradztwo i optymalizację nieodpłatnie, a w rzeczywistości finansów publicznych liczymy każdą zaoszczędzoną złotówkę i przykładamy dużą wagę do relacji między ceną i jakością. Przedstawiłam dyrektorowi Muzeum ideę print managementu, a dalej wszystko potoczyło się samo: Państwa firma z powodzeniem stanęła do naszego przetargu i zaczęła realizować druki ulotne od sierpnia 2012 roku. Była też jednym z głównych dostawców książek dla Muzeum na przełomie 2012 i 2013 roku. Nasza współpraca trwa do dziś, głównie w zakresie druku cyfrowego i ploterowego.

Skoro jako instytucja państwowa muszą Państwo szczególnie dbać o odpowiedni stosunek jakości do ceny przy składanych zamówieniach, to czy nie zaskoczył Państwa fakt, iż kryteria te może spełniać firma, która nie jest drukarnią?
Zakładaliśmy, że drukarnia, jako bezpośredni partner, może oczywiście dać najlepszą cenę. Liczyliśmy się z faktem, że umieszczając w przetargu kryterium ceny, ograniczamy firmy nie będące drukarniami, a bazujące raczej na sieci zaufanych podwykonawców, bo mogą one przepaść w wyścigu o najlepszą cenę. Dlatego właśnie w umowach z firmami poligraficznymi zastrzegamy również wymagania dotyczące jakości przyjmowanych przez Muzeum materiałów. Wasza firma nie miała problemu z powiązaniem wysokich standardów jakości z atrakcyjną ceną.

Klienci poszukujący dostawców produktów poligraficznych mają kilka możliwych dróg do wyboru, począwszy od typowej drukarni, poprzez agencję reklamową, a skończywszy na usłudze print management. Zanim zdecydowali się Państwo na współpracę z nami, na pewno analizowaliście i porównywaliście za i przeciw każdej powyższej opcji...
Oczywiście, w tym porównaniu drukarnie na pewno są w stanie zapewnić atrakcyjną cenę, bo działają bez pośredników. To może być jednak pułapka, bo czasami drukarnie przeprowadzają „optymalizację” w ten sposób, że dostosowują specyfikację zleconego druku do parku maszynowego, jakim dysponują, a w rezultacie odwodzą nas od pewnych rozwiązań projektowych. W tym momencie zlecający nie ma pewności, czy problem leży w projekcie, czy w drukarni, która nie jest w stanie sprostać zleceniu.
Korzystniej wypada firma print managementowa, która dysponuje siecią zweryfikowanych drukarń i jest w stanie dane zlecenie wysłać do tego wykonawcy, który w optymalnym czasie zagwarantuje najlepszy stosunek ceny do jakości. Teraz nasuwa się jednak pytanie o koszty pośrednictwa, choć tu już dużo zależy nie tylko od firmy, ale i od specyfiki zlecenia. Wydaje się, że w tym zestawieniu najsłabiej wypada agencja reklamowa, jednak od razu podkreślę, że pracujemy też z agencjami, które robią dla Muzeum porównanie cen na podobnej zasadzie jak firmy print managementowe i od lat nasza współpraca bardzo dobrze się układa. Jak zawsze więc – wszystko zależy od partnera, z którym się pracuje, jego uczciwości i nastawienia na współpracę, a nie tylko na spodziewany zysk.

Dostarczaliśmy Państwu druki akcydensowe, plakaty, foldery, zaproszenia. Jednakże najbardziej wymagającymi zleceniami są unikalne książki artystyczne. Czy opowie nam Pani coś więcej o tych ciekawych projektach, które do tej pory zostały zrealizowane przy współpracy z MMDS Print Management?
Jak zaznaczyłam, publikacje Muzeum Sztuki w Łodzi są szczególnie wymagające dla produkcji. Graficy, którzy dla nas projektują, są artystami w swym fachu i szata graficzna książki jest dodatkową wartością publikacji. Oczywiście bardzo ważne jest w takiej sytuacji odpowiednie zbilansowanie wizji artystycznej, możliwości produkcji i kosztów, a przede wszystkim koordynacja zespołu ludzi pracującego na końcowy efekt. Zwykle ci uzdolnieni projektanci są świetnymi rzemieślnikami (w najlepszym tego słowa znaczeniu) i znają dobrze proces poligraficzny. Jeśli jednak zachodzi potrzeba zasięgnięcia fachowej porady – tym większe pole dla firmy print managementowej.
W 2012 roku wydaliśmy szczególnie dużo książek, niektóre skomplikowane technologicznie, rzekłabym – karkołomne. Na pewno byłam spokojniejsza o efekt końcowy, korzystając m.in. z Państwa doświadczenia. Oczywiście nie uniknęliśmy potknięć, ale tylko ten, kto nic nie robi, pozostaje nieomylny i zadowolony z siebie.

Wiem, że mogą się Państwo poszczycić unikalną nagrodą za wydanie jednej z książek. Przybliży nam Pani ten temat?
W 2012 roku wydaliśmy „Powidoki życia. Władysław Strzemiński i prawa dla sztuki”, niemal ośmiuset stronicowy tom z tekstami w języku polskim i angielskim, bogato ilustrowany. Redaktorem tej obszernej monografii był Jarosław Lubiak, a zaprojektował ją i złożył Ryszard Bienert. Pozycja została wyróżniona w 53. Konkursie Polskiego Towarzystwa Wydawców Książek na Najpiękniejsze Książki Roku 2012 oraz otrzymała drugie miejsce w konkursie Muzeum Widzialne w kategorii wydawnictwa książkowe lub multimedialne. Jest ucztą dla oka i zachęcam do jej kupienia przez naszą stronę internetową. Osobiście uważam ją za jedną z najlepiej zaprojektowanych książek, które prowadziłam w ostatnich latach.

Książka ta przeszła u nas proces optymalizacji. Mimo zmiany pewnych założeń produkcyjnych pozwalających na ograniczenie kosztów realizacji, dostali Państwo za nią nagrodę. Czy zatem zgadza się Pani ze stwierdzeniem, iż optymalizacja nie musi oznaczać pogorszenia jakości?
Optymalizacja, jak sama nazwa wskazuje, nie może oznaczać pogorszenia jakości. Rozumiemy ją jako przedstawienie zamawiającemu różnych opcji, dzięki którym przy niewielkich zmianach założeń technicznych otrzymuje się oszczędności finansowe. Na przykład: dla nas jako wydawcy i dla pracującego dla nas grafika może nie stanowić problemu zmniejszenie wysokości książki o 1 cm, a zdarza się, że to obniża koszty o 20%, ponieważ wchodzimy w format z minimalnymi stratami z arkusza, czyli przyjmujemy ekonomicznie najlepsze rozwiązanie. Warunkiem jest jednak to, by przeprowadzić optymalizację już na etapie projektowania – wtedy można liczyć na sprawne „zgranie” wszystkich elementów: wizji artystycznej, możliwości technologicznych i kosztów produkcji. Im dalej, tym trudniej – zawsze można szukać innych, tańszych rozwiązań dopiero na etapie finalnej produkcji, ale tuż przed puszczeniem książki na maszyny drukarskie da się osiągnąć mniej.

Wydanie książki to bardzo ciężki i czasochłonny proces. Czy nasza firma przejęła część zadań? Jak to wyglądało wcześniej?
Na pewno dużym ułatwieniem dla nas jest już samo profesjonalne doradztwo i optymalizacja w standardzie. Dotychczas cały proces produkcji książki i zarządzanie wszystkimi elementami obciążały głównie koordynatora wydawniczego. Od chwili wprowadzenia firmy print management wiem, że nie jestem sama z problemami produkcji, że mogę się oprzeć na doświadczeniu profesjonalistów. Co ciekawe, wypracowaliśmy w gronie współpracowników Muzeum własny model print managementu, skrojony ściśle do naszych potrzeb i naszej specyfiki działania. Współpracujemy z konsultantem technologicznym, który wykonuje dla nas tego typu zadania. Nadal korzystamy jednak z doradztwa firmy MMDS przy specyficznych zleceniach i cenimy sobie tę współpracę.

Czy zatem doradztwo, będące wartością dodaną do kompleksowej usługi zarzadzania drukiem, jest dla Państwa ważnym kryterium oceny współpracy?
Jest warunkiem koniecznym. Dla Muzeum ważne jest przedstawienie wszystkich opcji, spośród których można wybrać tę najbardziej korzystną. Liczy się oczywiście cena, ale nie może się ona niekorzystnie odbić na stronie wizualnej projektu.

U nas jakość jest standardem, więc szukanie oszczędności nigdy jej nie obniża. Niestety wielu sądzi, że za taką usługę trzeba słono zapłacić. Zgadza się Pani ze stereotypem, że pośrednictwo generuje zbędne koszty?
Jak Pani to ujęła: jest to pewien stereotyp i doświadczenie pokazuje, że na szczęście realia są inne. Rozpiętość zaoszczędzonej dzięki optymalizacji kwoty jest duża – zależy od wielu elementów, które składają się na cały proces powstania książki. Przekonałam się jednak, że w tym przypadku pośrednik to partner w dyskusji i że oferuje fachową pomoc, należałoby więc raczej przeliczyć koszty, jakie niesie ze sobą wadliwie wydrukowana publikacja, a także koszty błędnych decyzji na etapie projektowania – tylko wtedy będziemy w stanie realnie spojrzeć na koszty pośrednictwa firmy print managementowej.

Na koniec wybiegnijmy trochę w przyszłość. Otworzyli Państwo w 2013 roku po remoncie budynek Pałacu Herbsta. Serdecznie gratuluję tego osiągniecia. Podobno mają Państwo szeroko zakrojone plany dalszych inwestycji. Czy zdradzi nam Pani coś więcej w tym temacie?
Faktycznie, wciąż się rozwijamy i nie spoczywamy na laurach – inwestujemy w ludzi i infrastrukturę, mamy ambitne plany merytoryczne, a co za tym idzie – potrzeby. Korzystamy z dostępnych programów, aby szukać środków na konieczne remonty i inwestycje. W najbliższych planach – oczywiście pod warunkiem uzyskania dofinansowania jest przebudowa i rewitalizacja kolejnych budynków znajdujących się na terenie siedziby głównej muzeum przy ul. Więckowskiego 36. Mam tu na myśli budynki, w których obecnie znajduje się archiwum muzeum, biblioteka, dział edukacji, centrum muzeologiczne. Inwestycja ta ma dla nas kluczowe znaczenie po pierwsze dlatego, że pozwoli nam rozszerzyć ofertę o nowe działania, które do tej pory ze względu na brak odpowiedniej przestrzeni nie mogły być realizowane na terenie ms1, ale również dlatego, że dzięki niej zapewnimy dostęp do sal wystawienniczych osobom niepełnosprawnym. Te bowiem znajdują się w części pałacowej, która ze względu na ograniczenia konserwatorskie i architektoniczne nie mogła zostać dostosowana do ich potrzeb. Kolejną zaplanowaną w najbliższym czasie inwestycją jest wybudowanie w części ogrodowej, w miejscu obecnie stojącego budynku pełniącego cele gospodarcze, magazynów na dzieła wielkoformatowe. Muzeum wciąż rozbudowuje swoją kolekcję, w związku z czym problem niewystarczających przestrzeni magazynowych staje się coraz bardziej dotkliwy. Wszystkie plany, o których wspomniałam mają jeden kluczowy cel – chcemy oferować naszym obiorcom najwyższej jakości wystawy, projekty i prezentować je w przestrzeniach spełniających europejskie standardy.

Pani Andżeliko – bardzo dziękuję za rozmowę i życzę kolejnych nagród oraz rzeszy zwiedzających!
Rozmawiała: Anna Kosal